Variable Daten

In diesem Beispiel wird die Arbeit mit variablen Daten und deren Sortieren für den Druck veranschaulicht.

Obwohl es viele leistungsfähige Programme gibt, die speziell für variable Daten entwickelt wurden - wobei deren Leistung auch der Preis entspricht - ist es in Fällen, wo es sich um einfache variable Daten handelt, am wirksamsten solche Programme zu benutzen, mit denen Sie bereits vertraut sind.

An Stelle von Spezialprogrammen oder Plug-Ins kann das gleiche Ergebnis mit Grundfunktionen der Programme QuarkXPress oder Adobe InDesign erreicht werden. Beide Programme können in jeder Version benutzt werden.

In Verbindung mit PLDA bekommen Sie dann ein optimalisiertes PDF-Dokument, das zum Druck vorbereitet ist.

Diese Vorgehensweise hat ihre Vor- sowie Nachteile:

      Vorteile:
    • Sie können die Ihnen vertraute Arbeitsumgebung des DTP-Programms mit allen Vorteilen des Einsatzes der fortgeschrittenen Satzmöglichkeiten benutzen.
    • Keine Mehrkosten.
    • Sehr schnelle Bearbeitung von trivialen Aufträgen.
    • Es entfallen Probleme mit Schriftsätzen - Sie können Ihre bereits bewährte Schriftsätze benutzen.
      Nachteile:
    • Beschränkte Möglichkeiten der Verbindung mit der Datenbank und der Kontrolle von einzelnen Positionen.
    • Bilder können nicht variabel verändert werden.
    • Unbequeme Arbeit mit sehr umfangreichen Aufträgen (Hunderttausende von Einträgen).

Und nun bereits die Vorgehensweise der Verarbeitung der variablen Daten selbst:

Das Beispiel rechnet mit dem Einsatz von QuarkXPressu (ab Version 4) und der Datenbank (Excel, FileMaker und Ä.).

Die fiktive Aufgabe lautet: 100 Einladungskarten zu personalisieren, wo sich die Nummer der Einladungskarte (diese wird an mehreren Stellen in verschiedenen Schriftsätzen und Farben benutzt) sowie der Name und die Adresse der eingeladenen Person verändern.

Vorgehensweise - allgemein:

  • Im DTP-Programm müssen die statischen (unveränderbaren) Daten von den variablen Daten abgetrennt werden.
  • Aus den statischen Daten wird dann der Background erstellt, der zum Sortieren benutzt wird.
  • Für variable Daten müssen Felder und Stile erstellt werden.
  • Der Datenbank muss der Text im XTAGS-Format entnommen werden und dieser muss in vorbereitete Felder eingelesen werden.
  • Das aus den variablen Daten erstellte PDF-Dokument wird dann mit Hilfe von PLDA sortiert.

Trennung der statischen und variablen Daten:

die Musterdatei herunterladen variable001.zip

das Archiv öffnen und die Datei in QuarkXPress (Version 4.1 Passport) öffnen

1. die Seite des Dokuments enthält das komplette Design - statische und variable Daten zusammen - so sehen die Ausgangsdaten für die Verarbeitung der variablen Daten allgemein aus.

2. die Seite des Dokuments enthält nur statische Daten - diese Seite wird als Background benutzt.

3. die Seite des Dokuments enthält variable Daten.

4. die Seite des Dokuments enthält ein Beispiel des XTAGS-Formats. Das Format ist sehr einfach, dieses enthält die Definition des benutzten Stils. @Name des Stils: Vor dem Anfang des Namens des Stils befindet sich das Add, der Name des Stils wird mit dem Doppelpunkt abgeschlossen. Unmittelbar hinter dem Doppelpunkt folgt der eigene Text. Die Seite enthält auch ein Beispiel des Textes, der bereits für den Import vorbereitet ist.

Ab Seite 5 beginnt bereits das eigentliche variable Dokument mit dem eingelesenen Text - also das beabsichtigte Ergebnis des ganzen Prozesses.

Die für den Import der Daten vorbereitete Musterdatei runterladen variable002.zip ... sowie die aus der Datenbank exportierten und für den Import vorbereiteten eigentlichen Daten herunterladenvariabletext.zip Die ursprünglichen Daten sind in Excel (Heft1). Das Heft 2 stellt bereits die für den Export vorbereiteten Daten dar und ist einfach durch Kopieren und Ersetzen von Texten entstanden, einzelnen Positionen muss immer die Definition des Stils hinzugefügt werden, wie es die Syntax von XTAGS verlangt (weitere Informationen sind dem QuarkXPress-Handbuch zu entnehmen). datasheet.xls

Die Felder für variable Daten müssen in der Vorlage der Seite vorbereitet und verkettet sein. Der Import des Textes muss mit der aktiven Wahl "einschließlich der Stilvorlagen" erfolgen.

Sortieren der variablen Daten:

Source-Dateien für die Aussonderung stellen also den statischen Background dar... static-data.pdf ... in unserem Fall wurden diese auf den Bogen SRA3 ausgesondert: static-data-SRA3.pdf und variable Daten: variable-data.pdf Es ist PLDA für PDF-Dokumente mit variablen Daten zu benutzen, es sind gleiche Abstände einzuhalten wie bei der Aussonderung des statischen Backgrounds und es ist der Grundtyp der Aussonderung auf EINSEITIGER TRENNSCHNITT zu verändern, wobei der Bogen der statischen Daten als Background zu verwenden ist. variable-data.pdf Die ausgesonderte Datei ist hier: PRINT-variable-data-SRA3.pdf

Je nach dem RIP kann direkt in dieses PDF-Dokument mit der aktiven Optimalisierung (CREO) RIPiert werden oder es kann der statische Untergrund extra und die sortierten variablen Daten ohne den Background (in RIPs FIERY) benutzt werden. So kann die maximale Geschwindigkeit der Verarbeitung erzielt werden.

Wird die beschriebene Vorgehensweise für einfache Nummerierung usw. benutzt, dann kann das Ergebnis in einigen Minuten fertig sein - vorausgesetzt Sie sind schon bissel geübt.

Wie gezeigt ermöglicht die beschriebene Vorgehensweise einen sehr breiten und einfachen Umgang mit den Schriftsätzen, Farben usw.

Ähnlich kann auch mit Adobe InDesign gearbeitet werden.

Hinweis:

Diese Vorgehensweise ist für fortgeschrittene Benutzer der erwähnten Programme bestimmt. Bevor Sie Rückfragen stellen, widmen Sie bitte zuerst genug Zeit dem Durchlesen der Handbücher, in denen alles ausführlich erklärt ist. In QuarkXPress geht es vor allem um Benutzung der Vorlagen, Verkettung von Fenstern und Ersetzen im Text.